Agar IT tepat sasaran kita harus merencanakan tata kelola TI-nya terlebih dahulu. Istilah kerennya IT Governance.
Diluaran banyak berkembang framework seperti cobit, itil, dan lain sebagainya, serta standar seperti ISO 27000, cobit, dll. Dari framework ini, bisa ditentukan area-area yang akan dikontrol serta indikator apa saja yang tepat menyatakan kualitas dari layanan tersebut.
Dalam perbendaharaan istilah IT Master Plan dengan Rencana Strategis IT adalah sama saja.
Saat ini, penggunaan teknologi informasi (TI) di perusahaan semakin meningkat. Tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi juga dalam proses pengambilan keputusan. Bahkan, di beberapa sektor industri seperti perbankan dan keuangan ketergantungan pada TI sangat besar.
Namun demikian, perusahaan tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi TI. Mereka perlu memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Itulah sebabnya, perusahaan membutuhkan semacam blue print, yang sering disebut IT master plan atau IT strategic plan, sebagai dasar perusahaan dalam mengimplementasi TI.
IT master plan intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasi dan membangun sistem informasi. Di dalamnya memuat pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.
Yang penting dicatat, IT master plan merupakan turunan dari business plan perusahaan. Alasannya, TI diimplementasi sebagai tool untuk membantu perusahaan mencapai visi dan misinya. Maka, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT master plan juga tidak bisa dibangun.
Banyak sekali manfaat IT master plan untuk perusahaan.
- Pertama, IT master plan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi TI. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi sekadar beli ataupun instal, tetapi mempunyai perencanaan yang baik.
- Kedua, perusahaan bisa mengurangi berbagai risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT. Menurut pengamat TI Richardus Eko Indrajit, banyak sekali risiko yang mungkin timbul dalam implementasi TI, di antaranya: (1) Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun; (2) Banyak aplikasi yang tambal sulam, sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain; (3) Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan; (4) Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.
Dengan adanya perencanaan yang jelas, perusahaan bisa mengelola risiko tersebut dengan baik sejak awal. - Manfaat ketiga, IT master plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi TI di suatu perusahaan. Dalam satu tahun misalnya, perusahaan bisa melihat sistem apa saja yang sudah atau belum diimplementasi.
Salah satu pertanyaan yang sering diajukan orang adalah Bagaimana memulai membangun IT master plan untuk perusahaan? Ini memang pertanyaan yang wajar mengingat pembangunan IT master plan bukanlah pekerjaan yang mudah.
Yang patut diingat, karena IT master plan harus mengacu pada business plan perusahaan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, serta target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detail untuk mengetahui informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan.
Kebutuhan informasi itu misalnya bisa berupa informasi real time tentang kondisi keuangan, profil pelanggan, efektivitas marketing channel, produktivitas setiap pekerja, produktivitas mesin, tingkat inventori, profitabilitas setiap produk, dan berbagai informasi spesifik lain yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasi perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Biasanya, kebutuhan sistem dan TI ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dalam proses ini juga dijabarkan bagaimana perusahaan akan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, SDM (brainware), ataupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasi.
Bagian akhir dari IT master plan adalah manajemen proyek. Pada bagian ini dipetakan proyek TI apa yang menjadi skala prioritas perusahaan dibandingkan dengan proyek yang lain. Manajemen proyek juga mengatur kalender implementasi setiap proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya 3-5 tahun ke depan. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan dalam mengatur sumber daya mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.
Di beberapa kasus, IT master plan biasanya mengalami revisi sesuai dengan dinamika bisnis dan kebutuhan perusahaan. Tentu saja, biaya implementasi TI yang sering sangat mahal itu, akan lebih mudah dikelola dan dikontrol risikonya jika perusahaan mempunyai IT master plan yang baikit