|
Apakah ide mengikuti agenda, membuat jurnal penjurnalan, atau bahkan mengirim undangan kalender membuat Anda ingin berlari menjerit hingga malam? Sebenarnya aku juga. Meskipun demikian, saya masih menjadi pro produktivitas dan mengelola editor sebuah blog secara harfiah tentang produktivitas.
Itu benar: Saya tepat waktu, saya menyerahkan tugas tepat waktu, dan saya berkomunikasi secara efektif dengan tim saya dan jaringan penulis lepas kami.
Tetapi semua ini tidak terjadi secara alami pada saya. Saya harus menyesuaikan kebiasaan saya untuk mewujudkan hal ini. Untuk selanjutnya, saya membagikan kebijaksanaan saya untuk sesama pemalas.
Kabar buruknya adalah tidak ada yang menjadi pro produktifitas semalam. Namun, kabar baiknya adalah masih ada harapan bahkan bagi orang yang paling malas di antara kita. Memanfaatkan kerangka kerja yang diketahui dan hasil dari ilmu sosial dapat membantu Anda mencapai di luar kemampuan produktivitas bawaan Anda sendiri.
Untuk memulai, kesengsaraan produktivitas terbesar dapat disintesis ke dalam 5 kategori ini:
- Prioritas
- Manajemen waktu
- Komunikasi
- Kemampuan untuk fokus
- Merasa terbakar
Jadi mari kita jabarkan.
1. Prioritaskan Prioritas Anda
Katakan padaku: apakah ini kamu? Anda memiliki 100 hal yang harus dilakukan , tetapi entah bagaimana Anda menghabiskan 5 jam berikutnya tanpa menyelesaikannya.
Anda melakukan sedikit di sini, dan sedikit di sana, dan kemudian Anda menjelajah internet untuk sementara waktu,
kemudian Anda membuat sandwich, lalu menghabiskan beberapa jam di lubang kelinci dari tugas lain yang sama sekali tidak berhubungan yang bahkan tidak ada dalam daftar pekerjaan.
Kita semua sudah melakukan ini, tetapi mengapa?
Bagian dari masalah Anda di sini adalah kelumpuhan analisis . Anda memiliki begitu banyak di piring Anda bahwa Anda tidak tahu di mana untuk memulai sama sekali.
Cara Memprioritaskan Dengan Matriks Eisenhower
Dalam situasi kelumpuhan analisis, Anda sebenarnya dapat menyalurkan profesional produktivitas yang kurang dikenal: Dwight D. Eisenhower.
Secara tepat, Dwight D. Eisenhower sebenarnya adalah pria yang sangat produktif. Dia adalah seorang jenderal dalam Perang Dunia II, dia adalah Presiden Universitas Columbia, dan oh ya, presiden Amerika Serikat ke-34!
Dia dikenal di kalangannya karena menjadi orang yang sangat terorganisir, dan karena itu dia dikreditkan dengan menciptakan kerangka kerja yang disebut Matriks Eisenhower:
Matriks Eisenhower adalah sistem penentuan prioritas yang dapat dibagi menjadi 4 kotak:
- Penting / Mendesak
- Penting / Tidak Mendesak
- Tidak Penting / Mendesak
- Tidak penting / Tidak Mendesak
Ambil semua tugas Anda dan cari tahu di kotak mana mereka mungkin jatuh. Misalnya:
Jadi, begitu Anda telah memutuskan kemana semua tugas Anda pergi, apa yang Anda lakukan sekarang?
Anda mengeksekusi!
Sekarang ingat, Anda memiliki banyak hal di piring Anda dan Anda mengalami kesulitan mencari tahu dari mana harus memulai. Urutan pelaksanaan tugas pada daftar adalah:
- Kolom Do: lakukan ini dulu, karena keduanya penting DAN mendesak.
- Kolom Tentukan: lakukan ini selanjutnya, atau bahkan buat undangan atau pengingat kalender untuk Anda sendiri ketika tugas-tugas ini ada di dek.
- Kolom Delegasi: Kita semua tidak memiliki asisten pribadi, tetapi mungkin masih ada anggota tim atau keluarga Anda yang dapat mengambil beberapa tugas dari piring Anda.
- Kolom Hapus: Ketika Anda memiliki banyak tugas, semua yang ada di daftar ini harus dimasukkan ke samping. ATAU, Anda dapat menggunakan tugas-tugas ini sebagai “hadiah” untuk menyelesaikan semua hal lain di kolom lain pada daftar Anda.
Anda juga dapat mengubah Eisenhower Matrix Anda menjadi papan Trello untuk aliran visual:
Dapatkan penjelasan lebih rinci tentang Matriks Eisenhower, ditambah contoh papan Trello di sini:
Berlatih Aturan Lima
Ada trik lain yang dapat Anda lakukan untuk penentuan prioritas yang lebih baik — dan itu sebenarnya salah satu alasan mendasar mengapa kami menemukan Trello!
Salah satu pendiri Trello, Joel Spolsky, menemukan bahwa di perusahaan perangkat lunaknya, Fog Creek, dia merasa seperti tidak tahu apa yang sedang dilakukan semua orang.
Apa yang Joel lakukan adalah dia meminta semua orang di awal setiap minggu untuk memberinya daftar 5 item:
- 2 item yang sedang mereka kerjakan.
- 2 item yang mereka rencanakan untuk dikerjakan selanjutnya.
- 1 item yang semua orang pikir sedang mereka kerjakan, tetapi sebenarnya mereka tidak melakukannya saat ini.
Temuan itu sebenarnya mengejutkannya.
Apa yang disadari Joel ketika melihat daftar semua orang adalah bahwa hal-hal yang benar-benar dikerjakan orang ada di mana-mana. Banyak tugas yang tidak selaras dengan tujuan besar yang dimiliki manajemen.
Dia menyadari ini adalah kesalahan dalam transparansi: tidak ada alat yang menunjukkan daftar ini dengan cara yang jelas dan mudah dicerna. Singkat cerita, kurangnya transparansi ini adalah salah satu realisasi yang membantu lahirnya alat yang akhirnya menjadi Trello.
Adakah yang baru saja merinding? Tidak? Hanya aku. Baik. Keren. Bagaimanapun!
Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menerjemahkan Aturan 5 ke dalam format papan Trello.
Label berwarna lampu lalu lintas untuk menunjukkan proyek yang sedang dikerjakan, dikerjakan berikutnya, dan tidak melakukan:
2. Manajemen Waktu
Jadi kami telah menetapkan beberapa metode untuk mengetahui apa yang harus Anda lakukan. Tapi bagaimana dengan kapan? Dan untuk berapa lama?
Sebagai contoh, apakah Anda pernah merasa seperti menghabiskan seluruh hari dalam pertemuan back-to-back berbicara tentang pekerjaan, tetapi tidak pernah benar-benar mendapatkan waktu untuk melakukan pekerjaan yang dikatakan itu?
Ini berlangsung selama berhari-hari dan kemudian tiba-tiba minggu berikutnya dan Anda berada dalam pertemuan tindak lanjut untuk sesuatu yang Anda bicarakan minggu lalu, dan seseorang bertanya kepada Anda tentang status proyek. Anda sadar bahwa Anda belum benar-benar memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan itu, karena Anda hanya berada di rapat berbicara tentang melakukan pekerjaan.
Ini tidak menghasilkan hasil yang baik bagi siapa pun. Jadi, bagaimana Anda menggagalkannya?
Cari Tahu Jika Anda Pembuat atau Manajer
Jadi, inilah konsep yang mungkin bisa membantu menjelaskan mengapa skenario yang disebutkan di atas terus terjadi: pembuat vs manajer.
Garis pemikiran ini pertama kali dipopulerkan oleh insinyur perangkat lunak terkenal yang berubah menjadi blogger teknologi, Paul Graham, pendiri Y Combinator. Dia menyadari bahwa sebagian besar jabatan dapat dibagi menjadi 2 kategori: pembuat atau manajer .
Manajer adalah apa yang Anda pikirkan: merekalah orang yang memfasilitasi pekerjaan. Mereka adalah delegator, manajer proyek, pimpinan tim. Mereka membuat keputusan yang membantu menggerakkan pekerjaan.
Manajer duduk dalam rapat untuk membantu memahami tujuan perusahaan tingkat yang lebih tinggi. Mereka menghapus penghalang jalan sehingga tim mereka dapat terus membuat. Kalender mereka juga merupakan jenis hal yang memberi saya gatal-gatal.
Tapi itu tugas mereka. Begitulah cara mereka beroperasi.
Pembuat , di sisi lain, adalah kontributor individu, dan tugas mereka adalah mengeksekusi pada pekerjaan yang perlu terjadi. Tugas mereka adalah duduk dengan tenang untuk waktu yang lama, tanpa gangguan, dan terus terang, tidak melakukan apa-apa.
Kalender pembuat tidak akan terlihat seperti kalender manajer:
Jadi kamu yang mana Mengetahui hal ini akan membantu menginformasikan kesalahan dalam manajemen waktu Anda.
Jika Anda pembuat rapat sepanjang hari, Anda tidak bisa efektif. Selanjutnya, jika Anda seorang manajer dan pembuat Anda berada dalam banyak pertemuan, Anda perlu mencari tahu siapa dari mereka yang dapat Anda hadiri untuk mereka, atau hanya cukup mengidentifikasi pertemuan yang pembuatnya harus hilangkan sama sekali.
Sumber: https://blog.trello.com/productivity-blockers?utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=trello-dec2019-newsletter2